Dlouhodobá spolupráce s důrazem na terminologii, preciznost a flexibilitu
Klient a kontext
Naše spolupráce s mezinárodním výrobcem zdravotnických prostředků a hygienických pomůcek začala již v roce 2015. Jedná se o renomovanou firmu, jejíž produkty jsou distribuovány ve více než desítce evropských zemí a která klade maximální důraz na jazykovou přesnost a jednotnost terminologie – nejen kvůli legislativním požadavkům, ale i kvůli bezpečnosti koncových uživatelů.
Jazykové služby Skřivánka využívá klient především pro krátké, ale vysoce odborné texty: názvy produktů, stručné popisy nebo návody k použití, které překládáme v řadě jazykových kombinací – například němčina–polština, němčina–slovinština, němčina–italština, angličtina–francouzština, angličtina–finština, angličtina–dánština a další.
Zajímavostí je, že většina zakázek vůbec neobsahuje češtinu – překlady probíhají výhradně mezi cizími jazyky, což vyžaduje špičkovou jazykovou kompetenci, pokročilou koordinaci a důslednou kontrolu.
Výzva
Na začátku spolupráce nás klient – mezinárodně působící výrobce zdravotnických prostředků a hygienických pomůcek – oslovil s velmi specifickým zadáním. Potřeboval partnera, který by dokázal dlouhodobě zajišťovat překlady krátkých, ale vysoce odborných textů do různých jazykových kombinací bez zapojení češtiny, a to při zachování naprosté terminologické přesnosti napříč všemi dokumenty a jazyky.
Typické zakázky zahrnovaly např. názvy produktů, krátké popisy nebo uživatelské instrukce – ale přesto v sobě nesly vysokou zodpovědnost. I drobná jazyková nepřesnost by totiž mohla způsobit problémy nejen z pohledu legislativních požadavků, ale i bezpečnosti pacientů. Klient proto od počátku trval na dodržení jednotné struktury odborného názvosloví, která musí být pečlivě řízena a průběžně aktualizována napříč jazykovými verzemi.
Zadání bylo navíc komplikované tím, že překlady probíhaly přímo mezi cizími jazyky – například němčina–polština, angličtina–francouzština nebo němčina–slovinština – bez výchozího českého textu. To vyžadovalo jazykové odborníky se specializací na medicínu v cílových zemích a vysoce kvalifikovaný projektový dohled.
Vedle jazykové náročnosti bylo nutné přizpůsobit se i konkrétním interním procesům klienta. Každá zakázka musela mít:
-
vlastní individuální cenovou nabídku,
-
schvalovací kolečko na straně klienta
-
a především garantovaný termín dodání do tří pracovních dnů, bez ohledu na to, kolik jazykových kombinací bylo třeba řešit.
Celý proces tedy vyžadoval dokonale sehraný systém, který by byl dostatečně flexibilní, ale zároveň maximálně precizní – jazykově, administrativně i časově.
Řešení
Abychom mohli požadavkům klienta plně vyhovět, nastavili jsme precizní a opakovatelný systém řízení zakázek, který zvládá vysoké nároky na jazykovou kvalitu i procesní přesnost. Od začátku bylo jasné, že úspěch této spolupráce bude stát na dokonalé koordinaci mezi projektovým týmem, překladateli a klientem – a že každá chyba, byť drobná, je v tomto oboru nepřípustná.
Stabilní workflow pro opakované zakázky
Vytvořili jsme stabilní pracovní postup, který je dostatečně flexibilní pro časté změny jazykových kombinací a rozsahů, ale zároveň spolehlivý při dodržování všech procesních požadavků klienta. I ty nejmenší zakázky – například jednoslovné názvy produktů – procházejí přísnou kontrolou. Překlady probíhají ve formátu DOCX, přičemž struktura a formátování musí být u všech dokumentů striktně zachovány podle referenčních vzorů.
Specializovaní lingvisté a bezchybná jazyková koordinace
Zakázky zajišťujeme v jazykových kombinacích jako němčina–polština, němčina–slovinština, angličtina–francouzština, finština, italština, dánština a další – bez jakéhokoliv mezikroku přes češtinu. Spolupracujeme s pečlivě vybranými a dlouhodobě prověřenými zahraničními překladateli a korektory, kteří mají:
-
prokazatelné zkušenosti s medicínskými texty,
-
znalost terminologie zdravotnických prostředků podle evropských norem (včetně MDR, ISO 13485 apod.)
-
a přehled o jazykových standardech v cílových zemích.
Díky tomu jsme schopni garantovat nejen jazykovou správnost, ale i kultivovanou a právně nezávadnou podobu textu v cílovém jazyce, což je v této oblasti zásadní.
Procesní preciznost a dokumentace
Klient požaduje, aby každá zakázka měla:
-
vlastní cenovou nabídku připravenou v reakci na konkrétní poptávku,
-
potvrzení objednávky přes jeho interní systém schvalování
-
a dodání výsledku v maximálně třídenní lhůtě.
Tento proces vyžaduje rychlou a naprosto přesnou administrativní přípravu. Vytvořili jsme k tomu automatizované šablony, přizpůsobili jsme interní komunikaci a zajistili jsme kontinuitu komunikace díky stálé kontaktní osobě, která se zakázkám klienta věnuje dlouhodobě. To výrazně zvyšuje efektivitu a snižuje chybovost – víme, jaké výstupy klient očekává, a on ví, že je dostane včas a ve správné kvalitě.
Důvěra a transparentnost
Dlouhodobý vztah je postavený na otevřené komunikaci, rychlém řešení i nestandardních požadavků a vzájemném respektu k odbornosti obou stran. Klient oceňuje naši dostupnost, přesnost a ochotu konzultovat i jazykově náročnější výrazy a neobvyklé případy. Zároveň průběžně aktualizujeme terminologické glosáře, pokud klient v dokumentech zavádí nové názvosloví nebo produktové řady.
Výsledek
Po více než deseti letech spolupráce je Skřivánek pro klienta stabilním partnerem, na kterého se může spolehnout při každé nové zakázce – bez ohledu na jazykovou kombinaci, rozsah nebo časovou naléhavost.
Podařilo se nám vybudovat systém, který:
-
minimalizuje administrativní zátěž klienta,
-
zajišťuje jednotnou terminologii napříč všemi jazyky
-
a umožňuje rychlé nasazení překladatelských kapacit i při urgentních požadavcích.
Přestože se většinou jedná o menší překladové rozsahy, vysoká odborná náročnost, krátké lhůty a potřeba přesné koordinace vyžadují profesionální přístup na každém kroku. Spolupráce tak probíhá bez výpadků, bez chyb – a s naprostou důvěrou.
Naše hodnocení
Tato spolupráce je krásnou ukázkou toho, že i zdánlivě „malé“ projekty – krátké popisky či názvy – mohou vyžadovat maximální profesionalitu a precizní procesní řízení. Díky výborné komunikaci a vzájemné důvěře se nám daří naplňovat i velmi specifické požadavky bez kompromisů.
Zkušenosti z této dlouhodobé spolupráce využíváme i u jiných klientů z oblasti zdravotnictví, kteří potřebují spolehlivého partnera pro překlady s vysokou mírou odpovědnosti.