Zpracování a ochrana osobních údajů

Skřivánek s.r.o., IČ: 60715235, se sídlem Na dolinách 153/22, CZ 147 00 Praha zpracovává osobní údaje fyzických osob v souladu s účinným nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen “Nařízení”) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Seznamte se, prosím se zásadami zpracování osobních údajů.

 

Jaké osobní údaje Skřivánek s.r.o. zpracovává o svých stávajících a potenciálních zákaznících z řad fyzických osob?

• Jméno a příjmení (abychom Vás správně oslovili)
• Adresa (abychom Vám mohli zaslat například vyhotovený soudní překlad nebo slevový voucher)
• Telefonní číslo (abychom Vám mohli zavolat v průběhu realizované zakázky a informovat Vás například o jejím dřívějším vyřízení)
• E-mailová adresa:
  • abychom v případě, že se nedovoláme, mohli zvolit písemnou formu komunikace nad probíhající zakázkou
  • abychom Vám po předání zakázky/splnění smluvní povinnosti mohli zaslat dotazník spokojenosti s naší službou
  • abyste mohli dostávat informace o nových produktech, službách, slevových akcích, souvisejících s produkty, které jste od nás již dříve zakoupili, tedy s jazykovými službami, nebo změnách v otevírací době případně vyhlášených soutěžích souvisejících s našimi produkty

Všechny výše uvedené účely zpracování jsou plně v souladu s Nařízením. Jednotlivé účely zpracování máme pečlivě popsány a identifikovány v našem Registru zpracování osobních údajů.

 

Jaké zásady při zpracování osobních údajů dodržujeme?

• osobní údaje jsou u nás vždy zpracovávány v souladu se zákonem, nově právním předpisem EU

Bez existence alespoň jednoho zákonného právního titulu osobní údaje nezpraco­váváme. Zpracování osobních údajů u nás probíhá zcela transparentně a korektně. Subjekty údajů (neboli klienty z řad fyzických osob), jejichž osobní údaje chceme zpracovávat, informujeme, jak způsobem a s jakou ochranou údaje nadále zpracovávat hodláme a zda bude docházet k předání osobních údajů třetím stranám (například lektorovi, který Vás bude učit, musíme sdělit Vaši jazykovou úroveň, překladateli předat Váš originální text)

• osobní údaje od klientů vyžadujeme jen pro legitimní účely, v přiměřené míře a nezbytném rozsahu

Nepotřebujeme znát Váš věk, ani pracovní pozici, abychom Vám pomohli naučit se cizí jazyk. Pokud nám však tyto informace sdělíte, abychom na jejich základě zvolili správný obsah výuky a vhodného lektora, nedostanou se od nás dál než ke zmíněnému lektorovi. Nebojte se proto vyplnit vstupní dotazník. Jeho obsah zabezpečíme.
Uvědomujeme si, že Vaše osobní údaje smíme zpracovávat jen v nezbytném rozsahu v souladu s konkrétním účelem jejich použití a Vy vždy budete vědět, jak jsme s nimi naložili.

• Vaše osobní údaje ukládáme a zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou v ohledu na účel jejich zpracování

Skřivánek s.r.o. je správcem Vašich osobních údajů a jejich zpracovatelem pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění právního titulu zpracování a jakmile uplyne lhůta stanovená k jejich uchování či důvody jejich zpracování, údaje zlikvidujeme v souladu s naším skartačním spisovým řádem.

• zpracování osobních údajů podléhá pravidlům zabezpečujícím jejich integritu, celistvost a důvěrnost

Skřivánek s.r.o. se svým řízením bezpečnosti informací (držiteli certifikátu ISMS jsme již opravdu dlouho) umí osobní údaje ochránit před neoprávněným nakládáním, zpracováním, zneužitím, poškozením, zničením anebo ztrátou.

 

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat na základě níže uvedených právních titulů:

• souhlas se zpracováním osobních údajů (“souhlas” subjektu údajů je svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů)
  • vždy Vám povíme o konkrétních účelech zpracování OÚ a době, po jakou je budeme zpracovávat
  • vždy můžete souhlas odvolat
  • vždy můžete požadovat vymazání vašich OÚ
• plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou budete Vy jako klient (tzv. subjekt údajů) nebo jednání a opatření před uzavřením smlouvy v reakci na poptávku klienta
• plnění zákonné povinnosti, která se na nás jako na správce a zpracovatele údajů vztahuje (například zákon o účetnictví nám ukládá povinnost archivovat daňové doklady, na kterých je jméno nebo adresa subjektu údajů. Nebo výuka hrazená z evropských prostředků musí být doložitelná formou docházkových listů, kde také figuruje jméno studenta)
• zpracování osobních údajů je nezbytné pro oprávněný zájem Skřivánek s.r.o. (mimo případy, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody Vás, klientů, vyža­dujcí ochranu osobních údajů, zejména pokud by  jimi měly být děti)
  • Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má subjekt údajů (tedy i stávající i potenciální klient právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro tento marketing. Pokud tuto námitku vznese, nebudou již jeho osobní údaje pro tyto účely zpracovávány (=> Článek: 12)

 

Jak získáváme osobní údaje?

Osobní údaje fyzických osob získáváme výlučně z dobrovolně poskytnutých informací při vzájemném kontaktu se subjekty údajů. Některé osobní údaje můžeme získávat z veřejných rejstříků nebo webových stránek subjektů či oborových stránek. Při získání těchto údajů následně kontaktujeme subjekt se souhlasem o zasílání novinek. Nepodporujeme obchodování s osobními údaji a nekontaktujeme potenciální zákazníky díky pokoutně získaným osobním údajům.

Osobní údaje našich klientů získáváme a zpracováváme primárně k naplnění právních č i zákonných povin­ností stanovených právním řádem České republiky a Evropské Unie. Druhotným účelem je pak fungování a rozvoj společnosti ve vztahu k našim klientům v případech, kdy je při poskytování služeb předání osobních údajů nezbytné (například jazyková úroveň studenta nebo zaslání vyhotovené zakázky mailem). Ve zbylém rozsahu získáváme údaje pro trvalé zlepšování naší nabídky služeb s cílem uspokojit co nejširší potřeby všech stávajících i nových klientů. Naše priorita je bezpečnost vašich osobních údajů

Již v roce 2012 jsme úspěšně získali certifikaci systému řízení bezpečnosti informací dle normy ČSN ISO/IEC 27001. Proto si již dlouho můžete být jistí, že u nás jsou Vaše data v bezpečí. Data i osobní údaje chráníme nejmodernější­ technikou a v souladu s normou, jejíž dodržování je každoročně přezkoumáváno interními i externími audity.

 

Poskytujeme někomu osobní údaje našich klientů?

Na základě právního zákonného důvodu můžeme poskytnout Vaše osobní údaje následujícím subjektům:

• státní orgány, orgány státní a veřejné správy, pokud nám vznikne zákonná povinnost je poskytnout

Na základě naplnění smluvní povinnosti našim dodavatelům, se kterými máme uzavřeny zpracovatelské smlouvy:

• překladatel čte a překládá Váš text
• lektor Vám na e-mail může zaslat domácí úkol nebo test

Na základě našeho oprávněného zájmu či vašeho souhlasu:

• dodavateli rozesílkové e-mailové služby (se kterým máme uzavřenu Zpracovatelskou smlouvu a zajištěnu bezpečnost Vašich OÚ) k zaslání našeho NewsLetteru

Vaše osobní údaje jsou tedy předávány našim zasmluvněným partnerům k naplnění požadované služby, případně smluvním spolupracujícím společnostem jako účetní a daňoví poradci či jiní služby, které vykonávají na základě Zpracovatelské smlouvy.
Při korekturách či překladech do nebo z neevropských jazyků, může dojít k předání do třetí země, tedy mimo EU, přičemž dodržujeme čl. 44 Nařízení a jsme si vědomi skutečnosti, že daná země disponuje odpovídající úrovní ochrany, např. jde o právní stát, kde jsou dodržována lidská práva a základní svobody, příslušné právní předpisy, obecné i odvětvové.

 

Jaká máte práva v oblasti ochrany osobních údajů?

Náš klient má právo být informován o zpracování svých osobních údajů tak, aby byla naplněna zásada transparentnosti zpracování: Máte právo mj. znát:

• účel zpracování (proč vaše oú chceme zpracovat)
• totožnosti správce (to jsme my, Skřivánek s.r.o.)
• naše oprávněné zájmy (proč Vám chceme dát možnost zůstat v kontaktu a zasílat obchodní sdělení?)
• o příjemcích Vašich osobních údajů (nebojte, s dodavateli máme uzavřeny Zpracovatelské smlouvy a dobře je vybíráme)

Úplný výčet najdete v článcích 13 a 14 Nařízení. Mezi další práva klientů, jejichž OU zpracováváme, jsou ta založená na Vaší aktivitě (žádosti)

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu, resp. doplnění,
• právo na výmaz,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku,
• právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnujíce i profilování.

Budeme Vám také oznamovat případné porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, pokud takové porušení představuje vysoké riziko pro Vaše práva a povinnosti.

Máte také právo obrátit se se svou stížností nebo podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů, kontakt: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, datová schránka: qkbaa2n.

 

Jak dlouho?

Pokud jste dočetli až sem, dozvíte se, že Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu, pro který byly získány. Například při udělení souhlasu, bude uchováván do skončení platnosti souhlasu, nebo žádosti o výmaz od subjektu údajů. Při obchodních vztazích jsou osobní údaje zpracovávány do okamžiku ukončení smluvních závazků nebo uplynutí zákonných důvodů, které nás ke zpracování opravňovaly.

 

Chcete vědět ještě více?

V případě dotazů v souvislosti s ochranou Vašich osobních údajů a jejich zpracováním ve Skřivánek s.r.o. využijte, prosím, e-mail GDPR@skrivanek.cz.